用 Agent 写通知、请示与工作文书

先分清“通知别人”和“请求批准”

办公中说的“写公文”，可能是一封内部通知，也可能是有正式行文要求的文件。开始前先确认谁写给谁、希望对方做什么、使用哪份模板。

培训安排已经确定，需要告诉同事如何参加，可以写通知；预算还没有批准，需要负责人作决定，应当写申请或请示草稿。把未批准事项写成已经确定的安排，是比语言不够正式更严重的问题。

本文用虚构内部培训演示通用写作流程，不作为党政机关公文格式范本。涉及正式发文时，使用所在单位的模板，核对行文要求并完成审核签发。

第一步：先做事实卡，不先润色

下载通知与请示事实卡。让 Agent 先整理“字段、已知值、来源编号、缺项”四列：

字段	本次练习已知内容	状态
活动时间	2026 年 10 月 16 日 14:00—15:00	已给出，N02
报名截止	2026 年 10 月 14 日 18:00	已给出，N04
参加范围	报名参加的同事	已给出，N01
地点	线上，具体链接未确定	部分缺失，N03
联系人、报名方式、发出日期	未确定	待补，N04 / N06

输入：

只读取这份事实卡。先列出事实表和缺失字段，再说明适合写哪类文书。不得自行补充文件编号、联系人、电话、制度依据或批准情况。缺项标为“待确认”，等我检查后再写草稿。

如果它自动补了一位联系人，先要求删除并标注缺项；不要带着错误进入正文排版。

第二步：写一份通知草稿

核对事实后继续：

按事实卡 A 写 300 字以内的内部培训通知草稿。包含标题、对象、时间、参加方式、报名与准备事项。待补内容使用方括号占位，另附待确认表。不要添加“全员必须参加”、考勤处罚或未经提供的上级文件依据。

下面是本站编写的简短参考稿，供核对结构：

关于开展 AI 办公材料整理练习的通知（草稿）

各位同事：

星河工作室综合事务组拟于 2026 年 10 月 16 日 14:00—15:00 在线开展 AI 办公材料整理练习。欢迎有需要的同事报名参加，本次活动不收费。

请于 10 月 14 日 18:00 前通过【报名方式待确认】报名，并准备一份不含个人隐私、客户信息或公司机密的虚构工作材料。会议链接后续补充。

联系人：【待确认】

星河工作室综合事务组

【发出日期待确认】

这是一份尚有缺项的草稿。补齐报名方式等信息后才能用于正式通知；不要把占位符留在发出的文件里。

第三步：同一活动，改写成预算请示

事实卡 B 只申请一项 480 元设备租赁预算。请示要明确“请对方批准什么”，不必重复铺陈整套 AI 趋势。

根据事实卡 B 写一份预算请示草稿，分为事由、方案、申请事项三部分。预算为设备 1 套租用 1 天、480 元。不得写成已经采购或已经批准。审批对象、税费口径、费用科目与经办人均未确认，保留占位并列出需要补齐的资料。

申请事项可以写成：“现申请本次设备租赁预算 480 元，请予审批。供应方、税费口径及费用科目待补充确认。”不能改成“根据领导批准意见，现采购设备”，因为没有批准依据。

第四步：单独进行事实审稿

不要只要求模型评价自己的文章“是否专业”。把原材料和草稿同时交给它，提出可核对的任务：

逐句检查草稿。列出其中的姓名、日期、金额、义务、依据与承诺，并在事实卡中定位。找不到依据的内容标记“新增且无依据”。同时检查通知是否混入申请事项、请示是否写成已获批准。先列问题，不直接改写。

自己再对照原文检查关键字段。第二轮 AI 审稿有助于发现遗漏，但同一个错误也可能在两轮回答中被重复保留。

交付前检查这六项

1. 标题与用途一致：告知安排、申请批准还是汇报情况。
2. 时间、金额、单位名称与原材料逐项一致。
3. 不出现编造的制度依据、文件编号、联系方式和审批结果。
4. 参加范围、义务和承诺没有被语气润色悄悄扩大。
5. 所有占位符已补齐，或文档明确仍是供讨论的草稿。
6. 在实际使用的 Word/WPS 中检查分页和编号，完成必要审核后再发送。

如果需要 Word 文件，明确要求可编辑 DOCX；工具不具备生成能力时，先得到完整文字，套入单位模板。文件生成与正式发文是两个步骤。

可以把这套过程固定为“事实卡 → 草稿 → 逐句核对 → 格式检查 → 审核”，参见工作流指南。本篇的全部例文和事实卡为本站原创虚构练习。