用 AI 做一份办公文档

先确定交给谁、用来做什么

同一份项目材料，写给同事的进度说明和写给负责人的决策汇报，重点并不一样。开始前先写下读者、用途和希望对方采取的行动。

比如：“给项目负责人看的一页进度说明，需要他确认下周的优先级。”目标足够具体，才容易判断哪些内容该留、哪些可以删。

整理一份可核对的材料

把原始笔记、已确认的数字、时间与限制分开列出。对于不确定的内容，明确标成“待确认”。先去掉不必分享的个人信息和公司敏感内容。

可以按下面的结构准备：

• 已确认事实：进度、数字、决定及其出处。
• 当前问题：遇到的困难、影响范围和已有尝试。
• 希望得到的结果：文档类型、长度、读者与使用场景。
• 需要保留的限制：格式要求、不能公开的信息、尚未确认的事项。

先看提纲，再写内容

不要一次要求“直接生成最终版”。先检查提纲能否回答读者的问题，再逐节展开，会更容易发现结构上的遗漏。

请根据下面的材料，列出一份【文档类型】的提纲。

读者是【读者】，希望他看完后【采取的行动】。

只使用我提供的事实，缺少依据的部分标成“待补充”。先不要展开正文，说明每一节要解决什么问题。

如果是 PPT，可以把提纲进一步写成“每页标题、这一页要说明的结论、支持材料”。先把内容讲顺，再考虑图表和排版。

逐段修改，并回到原文检查

修改时说明具体差距，例如“把背景压缩成两句话”“保留三个关键时间”“用表格呈现待办”。每次集中处理一类问题。

交付前至少检查这些内容：

检查项	怎么核对
人名、日期与数字	逐项回到原材料，不能只看生成的正文
结论与承诺	区分已经确定、建议采取与仍待讨论的事项
表格与图表	检查单位、统计口径和数据来源
文档与 PPT 版面	在实际使用的软件中打开，检查分页、字体与溢出
收件人与附件	发出前再确认一次

为下一次留下一份模板

保留这次有用的提示词、材料结构和检查清单。下次替换内容，仍然重新核对事实，而不是把旧结论一起带过去。

可以继续读从一次任务到 Agent 工作流，把这次成功的步骤整理成日常流程。